Project Management Office (PMO) “Een pro-actief management tool”


Een Project, Programma of Portfolio Management Office (PMO) ondersteunt de organisatie, onderhoudt standaarden, faciliteert rapportages en verbetert de project, programma en portfolio management effectiviteit van de organisatie. Dat klinkt goed maar de praktijk blijkt weerbarstig. Vele organisaties worstelen namelijk al jaren met het vraagstuk van de toegevoegde waarde van een PMO. Ze hebben er behoefte aan maar tegelijkertijd brengt de implementatie onvoldoende resultaat, zeker voor wat betreft de beoogde effectiviteitsverbetering. Wanneer de vraag over toegevoegde waarde gesteld wordt ben je feitelijk al te laat en ontkom je er niet aan dat het roer rigoureus om moet.

De opdrachtgever weet vaak niet goed hoe met het fenomeen PMO om te gaan. De oorzaak ligt vooral in verwachtingen management (de onvrede met het huidige en/of het wenkend perspectief voor de toekomstige situatie is niet helder genoeg voor het voetlicht gebracht) en stakeholder management (
it takes two to tango, zonder de buy in van programma- en projectmanagers kan de effectiviteit niet verbeterd worden). Gevolg is dat draagvlak, positionering, bemensing en overige middelen niet stroken met de ambities.

De praktijk leert dat de kennis van de PMO organisatie veelal te kort schiet. De voornoemde definitie waar maken vereist namelijk meer dan secretaresse+ niveau. Effectiviteitsverbetering gaat veel verder dan louter het faciliteren van tijdschrijven of micromanagement (het antwoord zit Žm niet in de details) of het klakkeloos volgen van Prince2 of andere standaarden (een cut and paste mentality is niet lang houdbaar). Bewust zijn welk probleem een PMO op lost en hoe e.e.a. zich verhoudt tot de cultuur en volwassenheid van de organisatie is onontbeerlijk. De PMOŽer moet beschikken over een behoorlijke dosis (actuele en diepgaande) kennis en ervaring op het vlak van project, programma en portfolio management, methoden en technieken en tooling. De PMOŽer moet uit ervaring spreken, het grotere plaatje zien en bovenal de juiste accenten leggen om tot daadwerkelijke effectiviteitsverbetering te kunnen komen.

Dat kan ook niet anders indien je een volwaardige gespreks-/sparring partner wilt zijn van opdrachtgever, programma- en projectmanager en daarmee een basis wilt leggen voor een gezamenlijke inspanning en resultaat. Een PMOŽer is een lust en geen last voor haar omgeving. De PMOŽer adviseert, motiveert, richt in, ondersteunt, faciliteert, ziet toe en prikkelt hen op de beheersingsaspecten in brede zin en is daarbij niet te beroerd om de handen uit de mouwen te steken. De gesprekspartner zal de input zeker waarderen zo is de ervaring en alleen dan kan de discussie over de toegevoegde waarde van een PMO rusten. Mits adequaat geïmplementeerd vormt een PMO een pro-actief management tool.

PM Basics verenigt business economics met IV / ICT.

Copyright © 2010 PM Basics B.V. All rights reserved (September 1st 2010)


Project, Programma & Portfolio

Project management

Programma management

Portfolio management

Consultancy & Support

Training

Tooling

Maturity

PMO

Project control

Cost Management

Earned Value Management

klanteN

profieL

linkS

contacT

publicatieS

homE